Google Spreadsheetsを使うときに知っておきたい5つのTips

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さて、公開されてひさしいGoogle Docs & Spreadsheetsですが、ちゃんと活用されているでしょうか?
ワードやエクセルの方がいいよ・・・とか、ちょっと重いよね・・・、などいろいろあるかと思いますが、共有作業にはとても便利ですよ。
実際、POP*POP執筆の際には記事の管理をGoogle Spreadsheetsで行っています。そこで今回はGoogle Spreadsheetsを使っていて「これは便利だな」と思った点をいくつかまとめてみました。
ご存じの方も多いかもしれませんが、ショートカットキーが使えたり、独自関数があったり、というのはあまり知られていないのではないでしょうか(ご存じの方はスルーの方向で・・・)。
それでは以下からどうぞ。

  1. 言語とタイムゾーンの設定を確認しよう
  2. Google Docs & Spreadsheetsにログイン直後、右上の「Settings」を選択して、言語とタイムゾーンが「日本語」、「(GMT+9:00)東京」になっているか確認しましょう。
    spreadsheets_locale.gif
    ↑ この設定を行うと、日付表示が日本でよく使われる形式になったり、通貨の単位が「¥」になります。 なお、これはスプレッドシート毎に設定する事も可能です。

  3. ショートカットを覚えよう
  4. キーボードショートカットは、ヘルプ等に掲載されていなかったのですが、私の環境(Windows IE7、Firefox2.0)で動作確認したものをまとめてみました。

    • Ctrl + B
    • 選択しているセルの文字を太字(Bold)にする、太字から元に戻す。

    • Ctrl + I
    • 選択しているセルの文字を斜体(Italic)にする、斜体から元に戻す。

    • Ctrl + U
    • 選択しているセルの文字に下線(Underline)を引く、下線を消す。

    • Ctrl + X
    • 選択しているセルを切り取る範囲として指定する(Ctrl + vが押されるまでは残る)。

    • Ctrl + C
    • 選択しているセルをコピーする範囲として指定する。

    • Ctrl + V
    • 選択された内容を貼り付ける(コメントや数式なども含まれる)。

    • Ctrl + Z
    • 元に戻す(Undo)。

    • Ctrl + Y
    • やり直す(Redo)。

    • Ctrl + D
    • 下方向へコピー&ペースト(フィルダウン)。

    • Ctrl + R
    • 右方向へコピー&ペースト(フィルライト)。

    ところで、表を作成する時、「1,2,3…」と連番をつけることがよくあります。この操作はショートカットキーを使えば簡単にできます。ここではシートの左端(A列)に1~10までの連番を付けたいとします。やり方は以下のとおりです。

    1. まず、A1セルに”1″を入力します。
    2. 続いて、A2セルに”=A1+1″を入力(記入後、2と表示されます)
    3. その後、A2セルからA10セルまで選択します。
    4. 最後に、Ctrl + Dを押します。
    5. spreadsheets_shortcut.gif
      ↑ こんな感じで自動的に連番を振ることができます。

  5. スプレッドシートを共有してコメントをつけよ
  6. Google Docs & Spreadsheetsの最も良いところのひとつは、ドキュメントを簡単に共有して、共同編集できることだと思います。共有の仕方は以下のとおりです。

    1. まず、右上の「共有」タブを選択します。
    2. 次に、「招待」に共同編集する人のメールアドレスを書きます。複数人招待する時はカンマで区切ります。
      spreadsheets_share.gif
      ↑ 「閲覧」だけを許可するなど、権限を細かく設定することができるようになっています。

    共有しているドキュメントは、最大50人まで同時に編集できるようです。例えば会社のグループや部門単位で、ちょっとしたデータを共有したい場合でも使えそうですね。
    さて、共同編集をするとき覚えておくと便利なテクニックが、「コメントをつける」方法です。
    コメントを付けたいセル上で右クリックを押します。メニューの「コメントを挿入」を選択するとコメントが付けられます。
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    ↑ コメントが付けられるとセルの右上にオレンジの三角形が付きます。
    自動的に『誰』が『いつ』コメントをつけたのかも記入されるので、共同編集する場合でも便利です。
    なお、コメントを消去する場合は、コメントのテキストを全て消去すればOKです。

  7. スプレッドシートを公開してみよう
  8. 共同編集だけでなく、作成した表を簡単に公開することができることもGoogle Docs & Spreadsheetsの大きな魅力のひとつです。一度公開した後、様々な形で利用できるので、例えば、作成した表をブログに貼り付けることも簡単にできます。
    スプレッドシートを公開するまでに必要手順は以下のとおりです。

    1. まず、右上の「公開」タブを選択します。
    2. 次に、「公開」ボタンを押します。
    3. 最後に、「5分ごとに自動更新行うか?」と「公開の範囲(全体かシート単位か)」を決めます。

    これでスプレッドシートが公開できました。作成したスプレッドシートをどのような形式で利用するかは「公開の詳細設定」を選択してください。
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    ↑ RSSで配信したり、Excel形式保存したり、様々な形式がサポートされています。例えば、ブログに表を貼り付けたい場合は、「ウェブページに埋め込むHTML」を選択します。コードが自動生成されるので、後はこれをブログに貼り付けるだけです。

  9. おまけ - Googleの独自関数を使う
  10. Google独自の関数を使うと面白いスプレッドシートを作ることができます(ただ、米国での利用が主眼に置かれているようですが・・・)。

    • Google Financeからデータを取得
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      ↑ 例えば、グーグルの株価は『=GoogleFinance(“GOOG”; “price”)』とするだけで取得できます。東証など日本の証券取引所は対象になっていないのが残念です。

    • Google Lookupで詳細情報を取得
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      ↑ 百科事典的な使い方ができます。例えば、ロジャークレメンスの防御率が知りたい場合は、『=GoogleLookup(“Roger Clemens”;”earned run average”)』とすれば欲しいデータが取得できます。
      ただ、残念ながら日本語で入力してもデータは取得できないようです。

自分もこの記事のために初めて読んだのですが、ここで紹介した内容のほとんどがヘルプに書かれています。
ドキュメントはちゃんと読みましょうね、と自戒の意味を込めてまとめてみました。Google Spreadsheetsを利用する時に参考になれば幸いです!

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